GASでスプレッドシートのリストからメールを作成する方法

GASでGmailの下書きを簡単に作成することができます。スプレットシートに宛名、CC、BCC、本文などを指定することが可能ですので、営業などの文章が決まっているメールを効率的に作成することが可能です。

スプレットシートの準備

まず、Googleスプレットシートを準備します。スプレットシートの詳しい説明はGoogle Apps Scriptのスクリプトエディタを開く方法の記事をお読みください。

スプレットシートを開いて、以下の表を作成します。「作成日」は下書きを作成した日が出力されます。「送信日」は送信した日を入力します。

シート名は「宛先」に変更してください。

次にシートを追加して、下の図のようにメールの内容を記載します。「CC」 「BCC」 はメールのCCとBCCに該当します。

こちらもシート名は「メール本文」に変更します。

記載する時のポイントは、各項目それぞれ一つのセルに記載することです。特に「本文」は長くなってしまうと思いますが、複数のセルにわたって記載してしまうとGASの処理が複雑になります。 また、各シートの各項目の記載位置やシート名についてですが、次の「メールの下書き作成」のGASのコードをそのまま使用される場合は、シートの例と同じ場所同じ名前にしてください。

メールの下書き作成

function gmailDraft() {
  const ss     = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
  const SHEET  = ss.getSheetByName('宛先')
  let   data   = SHEET.getDataRange().getValues()
  const SHEET2  = ss.getSheetByName('メール本文')
  const data2   = SHEET2.getDataRange().getValues()
  const date    = Utilities.formatDate(new Date(), 'Asia/Tokyo', 'M月d日')

  const subject   = data2[0][1]     //タイトル
  const sentence  = data2[2][1]     //本文
  const options   =  {
          "cc"    : data2[3][1],    //ｃｃとｂｃｃ
          "bcc"   : data2[4][1] 　
        }

  for (i in data) {
    if (i != 0) {　　　　　　　　　　　//見出しを避ける
      if (data[i][4]　==　'') {      //作成日が空白の場合メール作成
        const recipientCompany    = data[i][1]
        if   (data[i][2]          !=  '') {
              var   recipientName = data[i][2]
        }else{
              var   recipientName = "ご担当者"
        }
        const recipient           = data[i][3]
        const body     =  `${recipientCompany}\n${recipientName}様\n\n${sentence}`
        
        GmailApp.createDraft(recipient, subject, body, options)
        data[i][4]     =   date
      }
    }
  }
  SHEET.getDataRange().setValues(data)
}

最初に下記のコードでスプレットシートの１シート目（宛先）と２シート目（メール本文）に記載した情報全てを取得します。

  const ss     = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
  const SHEET  = ss.getSheetByName('宛先')
  let   data   = SHEET.getDataRange().getValues()
  const SHEET2  = ss.getSheetByName('メール本文')
  const data2   = SHEET2.getDataRange().getValues()

そして、２シート目（メール本文）のメールのタイトル、本文を変数に代入します。

セルの指定方法は下記のように［行］［列］の数字で指定します。例えばタイトルはB1のセルに記載しており、行は［１］、列は［２］となりそうですが、行列を０から数えて指定するため、タイトルの行は［０］、列は［１］となります。

  const subject   = data2[0][1]     //タイトル
  const sentence  = data2[2][1]     //本文

「CC」「BCC」はoptionsに設定します。 「CC」「BCC」 が固定で決まっている場合は下記のようにコードで直接指定することも可能です。

  const options   =  {
          "cc"    : "CC@Ⅰ.com",    
          "bcc"   : "BCC@Ⅱ.com" 　
        }

メールの下書きを作成する条件として、「作成日」に日付が入っている場合はメールを作成しないようにしています。これは同じメールを重複して作成しないようにするためです。

また、メールの「本文」の頭に送信先の「会社名」「名前」を結合させます。その際スプレットシートの「名前」が空白の場合には「ご担当者様」とメールに記載するようにしています。

最後にGmailAppオブジェクトのcreateDraftメソッドを使用してメールの下書きを作成します。その際に、「作成日」に日付を出力します。

createDraftメソッド は以下のように使用します。オプションは省略することも可能です。

スプレットシートに「メール作成」のメニューを追加する

今のままだとスクリプトエディタを開かないとメールの下書き作成のGASが動きません。そこで下の図のようにスプレットシートのメニューバーに「メール作成」のメニューを追加し、スプレットシート上だけでメール作成ができるようにします。スプレットシートのタイトルは任意です。

スクリプトエディタに記載するコードは以下のようになります。

function onOpen(event) {
  var ui     = SpreadsheetApp.getUi()
  var menu   = ui.createMenu('メール作成')　　　　//メニュー名を指定

  menu.addItem('メール下書き作成', 'gmailDraft')　//メニューの項目を指定
  menu.addToUi()　//スプレットシートに反映
}

onOpenを使用することで、スプレットシートを開いたときに自動でメニューバーを追加してくれます。メニューを追加する際は以下のメソッドを使用します。

では、完成したものを実際に動かします。作成した「メール作成」メニューから「メール下書き作成」を選ぶと以下の承認画面が出てきます。

「続行」を押して許可していきます。許可した後もう一度動かしてみると、ツールを動かした人のGmailに下のようなメールの下書きが作成されます。

スプレットシートやスクリプトエディタの作成に多少時間は掛かりますが、このように一瞬でメールの下書きを何個も作成できるようになり、メール作成の時短に繋がります。

以上がGASを使用したメールの下書き作成の紹介になります。

ソースコードのダウンロード

下記からソースコード全体をダウンロードして頂けます。