Google Workspaceの料金プラン選び

Google Workspace（旧称：Google Apps for Business、G Suite）は、Googleが提供するクラウドサービスを会社などの組織で利用するためのパッケージサービスです。
管理者によって、アカウント管理やセキュリティの設定を行うことができ、安全に企業内でGoogleのクラウドサービスを運用することができます。
Google Workspaceを導入することで、あらゆることがクラウド上で行えるようになり、社内やテレワーク環境など、どこにいても変わらない働き方ができるため、社内DX化の始めの一歩とも言えます。

各料金プラン

Google Workspaceは、４つのプランがあり、ユーザーあたりの月額料金は、Business Starter: ¥680 、Business Standard: ¥1,360、Business Plus: ¥2,040 です。※税別価格です。
Enterpriseの料金については要お問い合わせとなっています。

社員数が300人を超えるか超えないか

まず判断したいのが、このGoogle Workspaceのユーザー数が、300を超えるか超えないかで判断します。300以下であれば、Enterprise以下のプランも検討できますが、300を超える場合は、Enterpriseしか選択することができません。
あまり出社しないパート・アルバイトまでにアカウントを付与するかどうかは、判断が迷う所ですが、セキュリティや生産性を考えると、社員全員が１つずつアカウントを持っている方が良いと思います。
もちろん、Enterpriseを選択するかどうかは、ユーザー数だけではなく、データ損失防止（DLP）、Cloud Identity Premium、コンテキストアウェア アクセス、セキュリティ センター、S/MIME 暗号化など、セキュリティと管理面で、他のプランより優れています。

最小のBusiness Starterプランでも十分使える

各プランの違いについて、料金プラン表で分かるのは、ビデオ会議で一度に参加できる人数、クラウドストレージに保存できる一人あたりの容量、高度なセキュリティ設定です。
最小プランのBusiness Starterプランでも、どの企業でも十分利用可能なレベルになっていますし、どのプランでもすべてのアプリケーションを利用することができます。

ビデオ会議　Google Meet

ビデオ会議は、Google Meetというアプリケーションを利用して行うことができます。
最小プランでも100人まで同時に参加することができますし、Zoomなど別のビデオ会議アプリと比べても劣らず、とても安定した通信が行えます。
ただし、ウェビナー（Web上で行うセミナー）を行う場合は、Zoomを利用したほうが便利だと思います。
また、ビデオ会議を録画されたい場合、Business Standard以上のプランを選ぶ必要があります。

クラウドストレージ　Google Drive

Google Driveはとても便利なクラウドストレージサービスです。
プランによって、一人あたりの利用できる容量が異なっており、Business Starter: 30GB 、Business Standard: 2TB、Business Plus: 5TB です。
Starterプランの30GBでも、動画や、Photoshop、Illustratorなどのデータを扱う仕事でない限り十分な容量と言えます。また、もし個別のユーザーで容量が足りなくなったとしても、追加購入することができます。（詳しい方法は、ユーザー向けのドライブ ストレージの追加購入を参照ください。）
注意したいのは、この上限の容量には、Google Driveだけでなく、Gmailや、Googleフォトの容量も含まれます。

セキュリティ設定

Starterプランのセキュリティが脆弱というわけではありませんが、管理する機能が、Starterプランでは10数名程度の組織を想定されているように思います。
組織部門またはグループごとに権限を設定する場合、Standard以上のプランを選択する必要があります。ある程度大きい組織では、Standardプラン以上が必須と言えそうです。

Google Workspaceの魅力の一つに、コラボレーション機能があります。１つのドキュメントやスプレッドシートなどを同時に複数のユーザーで共有し、書き込み、編集が行える機能です。
通常の共有ストレージですと、１つのファイルを誰かが開いている場合、排他処理が働いて、他のユーザーは書き込みや編集が行えなくなります。

この共有機能は、組織外のユーザーとも共有することができるのですが、Starterプランの場合は、管理者によって、組織外部との共有設定はできないように設定しておくべきです。
仕事内容によっては、外部ユーザーとファイルの共有をドライブ上でできないことが不便になる場合もありますが、細かいセキュリティ設定を行うことができないStarterプランでは、機密情報が外部に流出するリスクを抑えるべきです。

あと、やっておいた方が良い設定としては、各ユーザーに2段階認証を必須としてもらうことです。
2段階認証を必須にすることで、仮にIDとパスワードが流出したとしても、簡単に第三者がログインすることができなくなるためです。

ここまでお話すると、Business Standardと、Business Plusで迷う方も多いかもしれません。
Business Standardと、Business Plusの大きな違いは、Plusでは、Google Vault、LDAPサービスが利用できる点にあります。 Google Vault は、情報ガバナンスと電子情報開示のためのツールです。Google Workspace内のデータを記録、検索、書き出しなどに利用できます。YouTubeにGoogle Valutの説明動画があります。LDAPサービスは、LDAPクライアントを追加して利用できるのですが、どちらのサービスについてもよくわからないということであれば、 Business Standardから利用するで問題ないと思います。

以上が、Google Workspaceの料金プラン選びについての説明になります。
現時点の情報では、14 日間無料で利用できるということですので、まずはアカウントを作って試して見てみましょう！